Anwenderbericht Berschneider+Berschneider KOBOLD Kunde seit 2010

Übersichtliche Angebote für den Auftraggeber und Rechnungen zeitnah auf Knopfdruck erstellen können; zu jedem Zeitpunkt wissen, ob sich ein Projekt rechnet oder nicht; Sonderleistungen einfach dokumentieren; Projektstundenübersichten und Kostenvergleiche für einzelne Projekte ausdrucken; detaillierte Zeitnachweise erstellen – alles das und noch viel mehr möchte das Architekturbüro Berschneider + Berschneider Architekten BDA + Innenarchitekten BDIA mittels Software abdecken.

Zum Einsatz kommt die Controlling-Lösung S-Control und die Honorarermittlungssoftware S-HOAI. Die beiden geschäftsführenden Gesellschafter Gudrun und Johannes Berschneider sind sowohl Architekten als auch Innenarchitekten. Daher deckt das im bayerischen Pilsach bei Neumarkt/Oberpfalz liegende Büro beide Disziplinen ab. Geschäftshäuser, hochwertige Wohnhäuser, Gewerbebauten und Öffentliche Bauten wie zum Beispiel das Museum für historische Maybach Fahrzeuge, das Museum Lothar Fischer, Schulen, Rathäuser etc. gehören genauso zum Leistungsspektrum des 40-köpfigen Teams wie die Innenarchitektur des Flughafenrestaurants Nürnberg, diverser Arztpraxen, Restaurants, Boutiquen und Wohnhäuser etc. In der Vergangenheit erfasste jeder Mitarbeiter seine Zeiten in Excel-Listen, die am Monatsende von der Controllerin Silke Prün zentral zusammengeführt wurden. Drei Tage benötigte sie jedes Mal dazu. Bis alle Auswertungen vorlagen, dauerte es noch einmal einige Tage. „Die Honorarsumme war von der Zeiterfassung gänzlich abgekoppelt. Wir hatten während des Projektverlaufs keine exakte Übersicht, ob wirklich alle Zeiten erfasst waren und ob das Projekt im Rahmen lag oder nicht“, erläutert Diplom- Betriebswirtin Prün. Kurz vor einem Bauherren-Termin schnell eine tagesaktuelle Stundenauswertung auszudrucken, war auch nicht möglich.

Professionelle Controlling-Software ist gefragt

Am Jahresende muss die Controllerin aus verschiedenen Quellen Kennzahlen wie Umsatzrendite, Umsatzziele, Arbeitskostenquote, Anteil der Projektstunden an den Gesamtstunden, Gemeinkostenfaktor etc. heraussuchen, um betriebswirtschaftliche Analysen erstellen zu können. Das war nicht zufriedenstellend und höchst aufwändig. So entschloss man sich 2009 eine professionelle Projekt- und Büro-Controlling Software einzusetzen. Nach einer Marktrecherche wurde Berschneider + Berschneider beim Wuppertaler Softwarehaus KOBOLD Management Systeme fündig und entschied sich für eine Netzwerklizenz des Programms S-Controls zum Projektund Unternehmenscontrolling. Alle Prozesse, von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation, sind mit der Softwarelösung intuitiv zu bearbeiten. Mit dem Honorarermittlungssystem S-HOAI von KOBOLD verwaltet die Controllerin alle Honoraransätze, erstellt die Angebote sowie Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen während des Projektes. Beide Programme sind miteinander verbunden und die Benutzeroberflächen entsprechend angepasst. Das integrierte Regiecenter bietet eine schnelle, einfache und komfortable Eingabemöglichkeit aller projektrelevanten Daten wie Honorar, Projektstand, Fremdkosten etc. Einzelne Tätigkeiten lassen sich für die Zeit- und Kostenerfassung sperren, um Fehleingaben für noch nicht begonnene oder Eingaben für bereits abgerechnete Leistungsphasen zu verhindern. Auch sind alle Mitarbeiterdaten inklusive Gehältern und entsprechenden Stundensätzen hinterlegt. Kalkulatorische Stundensätze können aus Vergleichs- Projekten innerhalb eines festgelegten Zeitraumes berechnet werden. Der Ist-/Plan-Projektstand sowie der Honorarstand sind per Datum ersichtlich und Silke Prün kann nun mittels tagesgenauer Stichtagsauswertungen auf Basis des Honorar- und Projektstandes Rechnungen erstellen.

Zeitnahe Stundeneingabe

Die Einführung der Software verläuft unkompliziert. Ab 2010 übernimmt das Architekturbüro die ersten laufenden Projekte in das System und legt neue Projekte direkt dort an. Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, pflegt man zu diesem Zeitpunkt weit fortgeschrittene Projekte nicht mehr ein. Ab sofort sollen alle Mitarbeiter ihre Stunden nur noch drei Tage rückwirkend erfassen, damit aktuelle Auswertungen sowie eine zeitnahe Rechnungserstellung möglich sind. Silke Prün dazu: „Bei über 100 aktiven Projekten müssen die erfassten Zeiten aktuell sein. Ich kann dem Bauherren nicht drei Monate später sagen, dass ich noch eine weitere Rechnung stellen muss, da ein Kollege seine Stunden nicht eingetragen hat.“

Übersichtliche Auswertungen

Gleichzeitig hat man bei Berschneider + Berschneider wachstumsbedingte Strukturveränderungen im Unternehmen durchgeführt. Eine zweite Führungsebene und zusätzliche Projektleiter, sind nun sowohl für die Budgetierung als auch die Budgetüberwachung ihrer Projekte zuständig. Dazu können sie mit S-Control diverse Auswertungen erstellen. In der Projektstundenübersicht ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter, wie viele Stunden für welche Leistungsphase benötigt. Bei negativen Abweichungen vom Soll kann somit rechtzeitig gegengesteuert werden. Bei den Vergleichen des Budgets von Soll- zu Ist-Stunden sehen die Projektleiter, ob sie sich im vorgegebenen Budget befinden und wie viele Reststunden übrig sind. Sind in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, können diese in eine spätere Phase verschoben werden. Mittels Kostenvergleichen ist ersichtlich, ob der aktuelle Projektstand mit der Summe der gestellten Rechnungen deckungsgleich ist. Für Silke Prün ist damit die Rechnungslegung schneller und einfacher geworden, denn sie muss nur den aktuellen Bearbeitungsstand im Programm ablesen und kann dann die Rechnung generieren. So sind heute alle Rechnungen am Dritten des Folgemonats verschickt. Das ist für die Betriebswirtin eine wesentliche Zeitersparnis und für das Architekturbüro bedeutet die zeitnahe Rechnungsstellung eine Optimierung der Liquidität.

Zukünftig: Mitarbeitereinsatzplanung

Im Laufe des Jahres wird Berschneider + Berschneider auch die Mitarbeitereinsatzplanung in S-Control nutzen, um seine Mitarbeiter projekt- und tätigkeitsbezogen einzuplanen. Das Programm stellt dar, wie viele Stunden dem Projekt oder den Leistungsphasen auf Basis des vereinbarten Honorars zustehen und wie viele Stunden den einzelnen Mitarbeitern monatlich zur Verfügung stehen. Auch lassen sich aus der Einsatzplanung Steuerungskenngrößen wie zum Beispiel die Auslastung des Architekturbüros, der geleistete Stundenaufwand bezogen auf die einzelnen Leistungsphasen eines Projektes oder auf das gesamte Projekt, vorhandene Pufferstunden oder freie Kapazitäten bei einzelnen Mitarbeitern schnell und übersichtlich ableiten. Die individuellen Dienstpläne zeigen auf, welchen Projekten und Leistungsphasen die Mitarbeiter zugeteilt sind und dokumentieren deren Wochenrespektive Monatsplanung. Auf Basis der Einsatzplanung kann jeder Mitarbeiter seinen individuellen Dienstplan einsehen und ausdrucken.

Vorteile und Nutzen

Da die Honoraransätze hinterlegt sind, weiß die Controllerin heute ohne großen Verwaltungsaufwand aktuell, was sie wem in Rechnung gestellt hat, ob ein Nachlass vereinbart ist oder eine Erstattung und sieht sofort, ob die Rechnungslegung zu ihrem momentanen Kostenstand passt. Am besten gefällt der Controllerin der Bearbeitungsstand: „Ich kann nicht bei 100 Projekten überprüfen, ob der Projektleiter seine Eintragungen vorgenommen hat. Innerhalb einer halben Minute, und das, ohne x-Mal klicken zu müssen, stellt mir S-Control den Bearbeitungsstand dar und ich erkenne auf einen Blick die monatlichen Veränderungen.“ Für Berschneider + Berschneider haben S-Control und S-HOAI eine strategische Bedeutung. So ist in der Honorarvorschau sofort zu sehen, ob im nächsten Monat Geld fehlt, da zum Beispiel ein Projektleiter seinen Projektfortschritt noch nicht eingestellt hat. Da die Controllerin aufgrund der monatlichen Kosten genau weiß, welche Summen sie in Rechnung stellen muss, hakt sie bei Differenzen direkt nach. Auch können Sonderleistungen nun dem Auftraggeber gegenüber gut dokumentiert werden.