Hat Bauingenieur Martin Hüllmann seine Projekte in der Vergangenheit mit Excel-Listen und Baugefühl bewertet, so reichte ihm dieses nicht mehr. Daher entschied sich der Inhaber des Planungsbüros Hüllmann Architekten & Ingenieure Ende 2016 eine professionelle Controllinglösung einzusetzen. Nach einer intensiven Marktrecherche fiel seine Wahl auf die Lösung der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH.

Seit 2002 ist Hüllmann mit seinem Büro im ostwestfälischen Delbrück im Wohn-, Industrie- und Gewerbebau tätig. Aber auch öffentliche und landwirtschaftliche Bauten beinhaltet das Portfolio des 10-köpfigen Planungsteams. Für die privaten und öffentlichen Auftraggeber legt der Bauingenieur sein Augenmerk besonders auf die Themen Baubetrieb, Wirtschaftlichkeit und die Einhaltung des Zeit- und Kostenrahmens.

Projektbewertung ohne verlässliches Zahlenmaterial nicht möglich

Hatten die Mitarbeiter in der Vergangenheit ihre Stunden in Outlook eingetragen, so mussten diese dann manuell in Excel-Listen zur weiteren Bearbeitung wie zum Beispiel der Zuweisung zu den Projekten übertragen werden. Eine äußerst fehleranfällige und zeitaufwändige Tätigkeit. Eine exakte Bewertung der Projekte ist allerdings ohne verlässliches Zahlenmaterial nicht möglich. Martin Hüllmann dazu: „Mir fehlte ein Steuerungsinstrument, um nachhalten zu können, wie die Projekte laufen.“ Auch will der Geschäftsführer seine Projekte exakt nachkalkulieren, um daraus Rückschlüsse für die Kalkulation neuer Projekte zu erzielen. Denn alleine mit Bauchgefühl ist es weder möglich den Überblick über die Projekte zu behalten, noch das Büro optimal zu steuern. Nur wenn die Informationen zeitnah vorliegen, kann der Büroinhaber bei Schieflagen rechtzeitig korrigierend eingreifen.

Unschlagbares Preis-/Leistungsverhältnis

Über ein Jahr recherchierte Martin Hüllmann, drei Systeme kamen in die engere Wahl. Die Entscheidung fiel auf KOBOLD CONTROL, da hier laut Hüllmann das Preis-/Leistungsverhältnis unschlagbar sei. „Ich habe eine Software, die sich auf das Thema Controlling fokussiert, und nicht noch weitere Bereiche abdeckt. Bei KOBOLD CONTROL fühle ich mich daher sehr gut aufgehoben“ erläutert Hüllmann und fährt fort: „Das Programm bereitet alle Informationen in Echtzeit auf und stellt exakt dar, wo die Projekte stehen und das mit über 100 Standardauswertungen.“ Ein weiterer Pluspunkt für den Büroinhaber ist die gute Erreichbarkeit der Hotline und die professionelle Unterstützung durch den Hersteller.

Im Dezember 2016 wurden die Mitarbeiter in der Handhabung des Programms geschult. Zeitgleich gab Martin Hüllmann die Projekt- und Auftraggeberdaten sowie alle Kosten ins Programm ein und übertrug die Zahlen der meisten laufenden Projekte in KOBOLD CONTROL. Auch budgetierte er die Stunden pro Leistungsphase und definierte die Soll-Stunden. Letztere ermittelte er über den Stundensatz als Mittelwert aller Mitarbeiter und errechnete dann mit dem System die Planstunden für jede neue Leistungsphase. Per Mausklick ermittelt das Programm den Gemeinkostenfaktor. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten ‑ Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge ‑ nach dem Verursachungsprinzip.

Ab Januar 2017 werden alle neuen Projekte in der Controllingsoftware angelegt und die Mitarbeiter geben seitdem ihre Zeiten auf die entsprechenden Leistungsphasen und Projekte ein. Nach Aufwand zu berechnende Tätigkeiten wie zum Beispiel Architekten- und Bauleitersitzungen, Besondere Leistungen, geben die Planungsspezialisten genauso ein wie Tätigkeiten, die für die Allgemeinkosten eine Rolle spielen. Dazu zählen bei Hüllmann Architekten & Ingenieure u.a. Fortbildungen, Akquise, Kulanztätigkeiten etc.

Ergebnisse schon nach kurzer Zeit

Das erste positive Ergebnis für Hüllmann war, dass die Weitergabe der Stunden an den Steuerberater zwecks Erstellung der Gehaltsabrechnung – die Mitarbeiter bekommen die geleisteten Überstunden ausgezahlt – mit deutlich weniger administrativem Aufwand behaftet ist.

Hatte früher das Planungsbüro eine hohe Fehlanfälligkeit, da Stunden- und Projektnummern nicht immer sauber eingetragen wurden und daher die Stundenauswertung teilweise schlecht funktionierte, so gehört das heute der Vergangenheit an. Auch kann Martin Hüllmann nun alle erbrachten Leistungen fakturieren, da keine geleisteten Stunden mehr unter den Tisch fallen, sondern die Mitarbeiter diese in KOBOLD CONTROL erfassen.

Auch unterstützt ihn das Programm zeitsparend bei der Honorarermittlung und Angebots- sowie Rechnungsstellung. Dazu bildet die Software sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und beinhaltet alle Funktionen, um Honorare schnell, einfach und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Sonderfälle, wie zum Beispiel Zuschläge aller Art und Wiederholungen kann der Büroinhaber einfach hinterlegen genauso wie er Pauschal- und Aufwandshonorare ebenso einfach abbilden kann.

Projektleiter steuern betriebswirtschaftlich

Heute können die Projektleiter ihre Projekte betriebswirtschaftlich steuern. Bei den Vergleichen des Budgets von Soll- zu Ist-Stunden sehen sie, ob sie sich im vorgegebenen Budget befinden und wie viele Reststunden übrig sind. Sind in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, können diese in eine spätere Phase verschoben werden. Mittels Kostenvergleichen ist ersichtlich, ob der aktuelle Projektstand mit der Summe der gestellten Rechnungen deckungsgleich ist.

In der Projektstundenübersicht ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter, wie viele Stunden für welche Leistungsphase benötigt. Bei negativen Abweichungen vom Soll kann Hüllmann somit rechtzeitig gegensteuern. Mit dieser Vorgehensweise kann Martin Hüllmann feststellen, in welchen Leistungsphasen das Planungsbüro besonders effektiv ist. Das ist die Leistungsphase 5, die dann unwirtschaftliche Phasen kompensieren muss. Auch analysiert er die verschiedenen Projekttypen. So lässt die Wirtschaftlichkeit kleinerer Projekte wie Umbauten oder Ausbauten bei Einfamilienhäuser zu wünschen, so dass diese zukünftig wegfallen werden. Bei Tätigkeiten, die nicht zum Alltagsgeschäft gehören, aber dennoch abgewickelt werden sollen, das geschieht zum Beispiel bei einer Durchführung einer Genehmigungsplanung für eine Betonmischanlage, wird der Büroinhaber zukünftig auf  externe Planer zurückgreifen.

Projektanalysen ändern Büroausrichtung

Durch den Einsatz des Controllingprogramms ändert sich die Ausrichtung des Büros, da man sich nun auf die wirtschaftlichen Projekte konzentriert. Hüllmann erklärt: „Mir hilft KOBOLD CONTROL, unsere Potenziale zu erkennen. Daher akquirieren wir nun vermehrt Projekte im Gewerbebau, denn diese können wir wirtschaftlicher abwickeln.“

Hat Hüllmann in den zurückliegenden 1,5 Jahren akribisch die Daten gesammelt, um seine Projekte zu analysieren und somit Rückschlüsse zu erzielen, möchte er sich als nächstes intensiv mit der Honorarvorschau beschäftigen. Diese zeigt auf, wie weit jedes einzelne Projekt abgerechnet ist, was das Büro in den kommenden Monaten monatlich in Rechnung stellen kann, respektive wie viel Umsatz das Büro in den nächsten Monaten erwirtschaften wird. Dadurch wird für den Geschäftsführer ersichtlich sein, ob das Büro gut ausgelastet ist und er kann – abhängig vom Auftragsbestand – entweder rechtzeitig vermehrt akquirieren oder sich nach neuen Mitarbeitern umschauen.