Anwenderbericht Ingenieurbüro BKSi

2004 gründete Tragwerksplaner Frank Schäfer mit Matthias Kreidler und Hartmut Baumgärtner das Ingenieurbüro BKSi als GmbH und übernahmen 12 Mitarbeiter sowie laufende Aufträge ihres ehemaligen insolventen Arbeitgebers. Ein risikoreiches Unterfangen, da jeden Monat Gehälter zu zahlen waren, aber noch keine Einkünfte vorlagen. Den erfahrenen Ingenieuren war bewusst, dass das Büro von Anfang an betriebswirtschaftlich optimal geführt werden muss und dass dies nicht ohne ein entsprechendes Controllingsystem möglich ist.

Funktionalität und Erreichbarkeit überzeugt

So suchte man eine Softwarelösung, die eine Zeiterfassung, eine Liquiditätsplanung sowie unterschiedlichste Projektauswertungen und Übersichten über die wirtschaftliche Situation des Büros ermöglicht. Nach einer umfassenden Marktrecherche stießen die Jungunternehmer auf S-Control, ein System zur Projekt- und Kostenkontrolle, und S-HOAI, ein Programm zur Honorarermittlung und Rechnungsverwaltung. Doch nicht nur die Funktionalitäten der beiden Programme der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH überzeugten, sondern auch die gute Erreichbarkeit der Softwareberater; hatte man doch gerade damit schon schlechte Erfahrungen gesammelt. Mit S-Control bearbeitet der Anwender alle Prozesse intuitiv, von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation.

Da die Projekte nach Gemeinkostenprojekten und Kostenträgerprojekten unterschieden werden, ist es möglich, mit dem System den Gemeinkostenfaktor zu berechnen. Dadurch kann der Anwender eine genaue Gesamtkostenabschätzung für weitere Projekt- und Finanzplanungen durchführen. Darüber hinaus können die Kosten projekt- und tätigkeitsbezogen den vereinbarten Honoraren gegenübergestellt werden. Zusammen mit der Kenntnis des Gemeinkostenfaktors ermöglicht dies eine ständige Erfolgskontrolle der Projekte und somit auch des Büros. Angefangen bei der Verwaltung der Honorarsätze einschließlich der Sicherheitseinbehalte, über die Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung der Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen und die Buchung der Zahlungseingänge, läuft bei BKSi alles über das Honorarermittlungsprogramm S-HOAI. Dieses ermittelt rechtssicher Honorare und erstellt auf Knopfdruck Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen. Zuschläge können wahlweise einzelnen Leistungsphasen zugeordnet werden oder auch den Konten „Besondere Leistungen“ oder „Nebenkosten“. So setzt das schwäbische Planungsbüro seit der Bürogründung auf die beiden Softwarelösungen, die auf eine gemeinsam geführte Datenbank zugreifen.

Liquiditätsplanung großgeschrieben

Heute kann das Ingenieurbüro, das inzwischen auf 25 Mitarbeiter angewachsen ist, renommierte Firmen wie die Porsche AG, Mercedes Benz, die Deutsche Bahn, die Fraunhofer Gesellschaft und den Flughafen Stuttgart als Auftraggeber verbuchen und achtet noch genauso akribisch auf die Liquidität wie bei der Geschäftsgründung. So existiert eine detaillierte Liquiditätsplanung sowohl für die nächsten sechs als auch für die nächsten zwölf Monate. Laut Geschäftsführer Frank Schäfer sei dies mit S-Control relativ einfach zu erledigen. Das Büro registriert mittels Zeiterfassung alle Stunden der Mitarbeiter. Projektstunden werden auf die Projekte, allgemeine Stunden als Gemeinkostenprojekte verbucht. Sobald ein Mitarbeiter Projekttätigkeiten erledigt, wie zum Beispiel bei der Akquisition, generiert BKSi eine von einem Auftrag unabhängige Projektnummer. Beauftragt der Bauherr das Projekt, auch wenn dieses – wie schon öfter geschehen – erst nach anderthalb Jahren beginnt, wird das Projekt in ein Kostenträgerprojekt umgewandelt. Geschäftsführer Frank Schäfer erläutert: „Die zu Beginn angefallenen Kosten weisen wir dann der Leistungsphase Null zu. Diese Kosten müssen natürlich während der Projektabwicklung wieder hereingeholt werden.“

Akquirieren, wenn die Auftragsbücher voll sind

Die kaufmännische Abteilung erfasst die Allgemeinkosten und verbucht die von Fremdleistern verursachten Kosten auf die entsprechenden Projekte. Die Mitarbeiter geben täglich ihre geleisteten Stunden projekt- und leistungsphasenbezogen in S-Control ein. Für das Ingenieurbüro ergibt sich dadurch nicht nur ein exakter Überblick über den geleisteten Stundenaufwand innerhalb eines Projektes. Daten wie Projektkosten und Mitarbeiternachweise werden von der Software automatisch verknüpft. Dadurch ist die Geschäftsführung in der Lage, den bestehenden Auftragsbestand aller Projekte langfristig zu kalkulieren. Da das Credo von BKSi lautet: „Akquirieren, wenn die Auftragsbücher voll sind“, kommen die Ingenieure allerdings nie in die Lage, erst zu reagieren, wenn sie freie Kapazitäten erkennen. Auch eine Verschiebung eines Großprojektes kann die Liquiditätsplanung nicht negativ beeinflussen, denn das Ingenieurbüro bezieht in die Analyse nur beauftragte Projekte ein. Projekte, über die zwar ein Vertrag vorliegt, der aber noch nicht abgerufen ist, sind nicht in der Liquiditätsplanung enthalten, denn diese können die tatsächliche wirtschaftliche Situation verfälschen. Auch die Honorarvorschau ist für die Tragwerksplaner eine wichtige Übersicht. Denn durch eine realistische Honorarvorschau, kombiniert mit der Mittelabflussplanung, hat die Geschäftsführung immer die Liquidität des Büros vor Augen.

Auf BKSi zugeschnittene Auswertungen

BKSi ließ sich verschiedene, auf den Bedarf des Büros zugeschnittene Auswertungen von KOBOLD programmieren. So ist in der Projektübersicht der monatliche Projektstand jedes Projektes dargestellt. Aus dieser Übersicht gehen erwirtschaftetes Honorar, entstandene Projektkosten, bereits abgerechnete und bezahlte Leistungen genauso wie erbrachte und noch nicht abgerechnete Leistungen hervor. Frank Schäfer dazu: „Und das alles in einer Zeile pro Projekt. Aus einer weiteren Übersicht entnehme ich, welche Leistungen noch zu erbringen sind und die daraus resultierende, in Rechnung zu stellende Summe. So bin ich immer auf dem Laufenden.“ Die wirtschaftlich gute Situation des Büros führt Frank Schäfer auf verschiedene Faktoren zurück. So rekrutieren sich die Auftraggeber der BKSi GmbH aus verschiedenen Branchen wie Industrie- und Ingenieurbau, Gesundheitswesen, Forschung & Lehre etc.

Neben Großaufträgen haben die Ingenieure von Anfang an auch kleinere Aufträge privater und öffentlicher Auftraggeber abgewickelt. „Bauen ist Vertrauenssache und Vertrauen muss wachsen. Ist der Bauherr mit der Abwicklung eines kleineren Projektes zufrieden, dann kommt das nächste größere nach“, erklärt der Geschäftsführer. Eine Entscheidung, die sich bisher als richtig und krisenerprobt erwiesen hat. Aber all dies alleine führt noch nicht zum Erfolg. Frank Schäfer ist überzeugt, dass man kein größeres Ingenieurbüro auf Dauer wirtschaftlich ohne Controllinglösung führen kann. BKSi hat mit S-Control auf ein System gesetzt, das der Geschäftsführung mit seinen detaillierten Auswertungen in jeder Situation eine fundierte Entscheidungssicherheit bietet.