Anwenderbericht Ingenieurgesellschaft Hetzel

Die Ingenieurgesellschaft Hetzel mbH & Co. KG (IGH), ein Beratungs- und Planungsbüro für die komplette Technische Gebäudeausrüstung aus Schwäbisch Gmünd, ist seit ihrer Gründung 1997 stetig gewachsen. Heute bearbeiten mehr als 60 Mitarbeiter/innen eine Vielzahl komplexer Projekte aus dem Gesundheitswesen und der Industrie. Das Projekt- und Controllingprogramm KOBOLD CONTROL unterstützt die TGA-Experten bei der Erreichung ihrer wirtschaftlichen Ziele.

Das Prinzip der schwäbischen Ingenieure lautet die gesamtheitliche Gebäude- und Anlagentechnik und die Anforderungen der Nutzer im Lebenszyklus ganzheitlich zu betrachten und in zukunftsweisende sowie nachhaltige TGA-Lösungen umzusetzen. Industrie und Gesundheitswesen sind die zwei Branchen, für die sich das Büro spezialisiert hat. Da die spezifischen Besonderheiten jedes Mal aufs Neue mit besonderen individuellen Herausforderungen verbunden sind, kommt dem Planungsbüro die langjährige Erfahrung aus über 1700 erfolgreich realisierten Projekten zugute. Insbesondere bei Bestandserweiterungen im laufenden Betrieb sind die Rahmenbedingungen anspruchsvoll. Ca. 70 % der Projekte realisiert das Büro unter diesen Voraussetzungen und bringt seine Kompetenz als Spezialist und Generalist mit integralem Planungsansatz ein.

Das Spektrum der schwäbischen TGA-Spezialisten mit dem Hauptsitz in Schwäbisch Gmünd und einer Niederlassung in Stuttgart umfasst die Beratung und Planung der technischen Gebäudeausrüstung von Produktionsgebäuden, Logistikzentren, Multifunktions-, Prüfstands-, Reinraum- und Laborgebäuden sowie von Kliniken und Krankenhäusern, OP-Zentren und Forschungszentren um nur einige zu nennen.

KOBOLD CONTROL seit 2006 im Einsatz

Das Projekt- und Controllingprogramm begleitet das Ingenieurbüro schon seit 2006. Anfangs konzentrierte man sich auf die Zeiterfassung und die daraus resultierenden Auswertungen sowie die Angebotserstellung und Rechnungsstellung. Die kaufmännische Leiterin Anke Lehmann ist begeistert: „KOBOLD CONTROL ist eine vollumfängliche Büro- und Controllingsoftware, bei der ein Überblick über die laufenden Projekte jederzeit gewährleistet ist.“ Ausgesprochen gut kommt bei der Ingenieurgesellschaft Hetzel an, dass die Anforderungen und Wünsche der Anwender bei der Entwicklung berücksichtigt und umgesetzt werden.

2012 vertiefte IGH die Arbeitsweise mit dem Programm. Zeitgleich stellte man gewerkeweise arbeitende Teams zusammen und führte Teamleiter ein. Auch ging das Projektcontrolling von der Geschäftsführung auf die Teamleiter über. In diesem Zuge schuf man alle Grundlagen in der Software, um die benötigten Auswertungen zu erstellen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter seine Zeiten exakt auf die Leistungsphasen der entsprechenden Projekte eingibt und auch die Zuordnung zu Besonderen Leistungen vornimmt, wenn notwendig. Auf Basis der in KOBOLD CONTROL einzugebenden Mitarbeitergehälter und Arbeitszeiten ermittelt das Programm für jeden Mitarbeiter den aktuellen Stundensatz. Zusätzlich wird in Kobold der Gemeinkostenfaktor ermittelt, der ein Aufschlag zur Abdeckung der Gemeinkosten, wie z.B. Urlaubs- und Krankheitszeiten, Büromiete und Fahrzeugkosten, darstellt.

Komplexere Projekte erfordern akribische Analysen

Im Laufe der Jahre wurden die Projekte größer und komplexer, die Laufzeiten länger und die Mitarbeiteranzahl stieg. Anke Lehman erklärt: „Um das zu managen und um die wirtschaftlichen Ziele zu erreichen, ist der Einsatz eines professionellen Controllingprogramms unerlässlich.“ Gerade bei Projekten mit einer langen Laufzeit ist eine detaillierte, permanente Kostenverfolgung, die Grundlage für die Abrechnung ist, immens wichtig, um die Wirtschaftlichkeit zu garantieren. Vertragsrelevante Änderungen gilt es rechtzeitig zu erkennen, um Nachträge an die Bauherren zu stellen.

Auch sind die Schnittstellen – gewerkeübergreifend und vom Planer zum CAD-Konstrukteur zu beachten. Es muss ersichtlich sein, welche Leistungen schon erbracht sind und welche noch zu erbringen sind. So definieren die TGA-Experten z.B. in der Leistungsphase 8 exakt, wie viele Termine des Bauleiters auf der Baustelle im Budget enthalten sind. Sollten mehr Termine erforderlich sein, ist dieses frühzeitig mit dem Bauherrn abzuklären. Dazu liefert das Programm das exakte Zahlenmaterial.

Kontinuierliche Entwicklung des Besprechungswesens

Das Besprechungswesen entwickelte sich kontinuierlich mit dem Ziel, so früh wie möglich auf die Projektentwicklung Einfluss nehmen zu können. Dazu finden am Monatsende Projektcontrolling-Besprechungen statt. Die laufenden Auswertungen sind für Anke Lehmen eine unerlässliche Voraussetzung für ein effizientes Controlling. So verfolgt die Controllerin in den Besprechungen konsequent die Fortschreibung des Projektfortschritts, um zu erkennen, welche Wertschöpfung im abgelaufenen Monat erfolgte. KOBOLD CONTROL liefert den Anwendern über 140 unterschiedliche, bereits vordefinierte Berichte. Damit können sowohl die Projekte als auch das Planungsbüro optimal gesteuert werden. Darüber hinaus ist es möglich, Auswertungen, die exakt auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind, zu definieren.

KOBOLD-Klassiker

Einige Auswertungen gehören zu den KOBOLD-Klassikern. In der Auswertung über den Auftragsbestand sind die nicht-berechneten Leistungen aufgeführt. Diese verwendet die Controllerin um die nicht berechneten, unfertigen Leistungen am Jahresabschluss zu ermitteln. Monatlich wird der budgetbezogene Kostenvergleich der Projekte gefahren. Mit diesem Bericht verfolgt IGH akribisch den Projektstand abzüglich der Kosten, um die Rentabilität zu erkennen. Bei der budetbezogenen Projektauswertung sind die einzelnen Mitarbeiter mit ihren aufgewendeten Ist-Stunden und den dazugehörigen Kosten bezogen auf die entsprechenden Leistungsphasen aufgeführt. Außerdem sind die geplanten Stunden mit dem dazugehörigen Budget sowie der Projektstand gelistet: eine wichtige Grundlage zur Steuerung für den Projektleiter.

Die Auswertung Stundenvergleich-Einzelprojekt wurde den Projektleitern zwecks Projektüberwachung zur Verfügung gestellt. Aufgeführt sind die Plan- sowie die Ist-Stunden und der Projektstand pro Tätigkeit und Leistungsphase. Auch ist der Saldo sowohl zum Projektstand als auch zu den Planstunden dargestellt. Aus dieser Darstellung ist schnell ersichtlich, ob das Projekt in den schwarzen Zahlen ist oder nicht. Die Auswertung der Ist-Gesamtkosten der Projekte zeigt den Projektverantwortlichen, in welchem Projekt welche Kosten angefallen sind und wie das zur Verfügung stehende Budget aussieht.

Mit KOBOLD CONTROL und den umfangreichen Auswertungen überwacht und managt die Ingenieurgesellschaft Hetzel ihre Projekte wesentlich effizienter als früher, gestaltet das Projektcontrolling wirtschaftlich und setzt die Ressourcen optimal ein. Anke Lehman fasst zusammen: „Das Programm bietet optimale Auswertungsmöglichkeiten und es deckt alles ab, was ein Planungsbüro benötigt.“