Anwenderbericht Knippers & Helbig

Das international tätige Ingenieurbüro Knippers Helbig Advanced Engineering bietet mit einem multidisziplinären Team aus Ingenieuren und Architekten ein umfassendes Leistungsspektrum für Tragwerks- und Fassadenplanung sowie Geometrieentwicklung architektonisch anspruchsvoller Hochbau- und Brückenprojekte. Um sowohl die komplexen Projekte als auch die beiden Standorte Stuttgart und New York wirtschaftlich optimal zu steuern, setzt Knippers Helbig auf Software für das Projekt- und Unternehmenscontrolling.

2001 gründen Prof. Dr. Jan Knippers und Dipl.-Ing. Thorsten Helbig in Stuttgart das Büro und eröffnen 2009 eine Dependance in New York. Seit dieser Zeit trägt Knippers Helbig zu zahlreichen, anspruchsvollen Tragwerks und Fassadenprojekten bei und realisiert Projekte in Deutschland, den USA, Kanada, Mexico, China, dem Mittleren Osten und Südamerika. Das Portfolio umfasst ein weites Spektrum von Bauwerken für verschiedenste Verwendungen wie beispielsweise Schulen und Kindergärten, Museen, Flughäfen, Bürogebäude und Einkaufszentren sowie Kunstwerke und Brücken. Immer wieder arbeitet das 35-köpfige Team mit weltweit renommierten Architekten wie Massimiliano Fuksas, Nicholas Grimshaw oder Stefan Behnisch zusammen und unterstützt ausführende Fassadenfirmen.

Unterschiedliche Abrechnungsmodi

Bei der Vielzahl der Projekte, die entweder pauschal, nach HOAI oder AHO Heft 28 – Fassadenplanung abgerechnet werden, gilt es den Überblick zu bewahren. So arbeitete man bei Knippers Helbig in der Vergangenheit mit aufwändig programmierten Projektexceltabellen. In diese wurden die von den Mitarbeitern geleisteten Stunden, Honorare, die allgemeinen Kosten, Fremdkosten, Reisekosten etc. eingetragen. Auch war der durchschnittliche Stundensatz der Mitarbeiter hinterlegt, um Aussagen über die Wirtschaftlichkeit der Projekte treffen zu können. Diese Vorgehensweise war äußerst zeitaufwändig und eine tagesaktuelle Auswertung der Daten nicht möglich. So entscheidet sich Knippers Helbig 2005 das Controllingsystem S-Control und das Honorarermittlungsprogramm S-HOAI der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH einzusetzen. Diese Programme erfüllen die komplexen Controllinganforderungen spezialisierter Ingenieurbüros.

Unterstützt S-HOAI das Büro bei der Ermittlung der passenden, rechtssicheren Honorare und der Erstellung von Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen, so sind in SControl die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling integriert. Der Anwender kann alle Prozesse, von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation bearbeiten und ordnet hierbei alle Kosten den Projekten und Tätigkeiten zu. Dabei übernimmt das System von der Kostenschätzung bis hin zur Kostenerfassung jedes einzelnen Projektes automatisch das gesamte Controlling nach Kriterien wie Kostengruppe, Kostenstelle und Zeitaufwand.

Komplexe Projekte erfordern flexibles Controllingsystem

Für das Ingenieurbüro, welches S-Control sowohl am Stuttgarter als auch am New Yorker Standort installiert hat, ist die Flexibilität des Programms besonders wichtig. So entsprechen die Tätigkeiten, auf denen die Stunden gebucht werden, nicht immer den Leistungsphasen der HOAI, sondern müssen zum Teil projekt- und landesspezifisch hinterlegt werden. Dazu legt die Controllerin Petra Hofmann die Projekte, sobald diese beauftragt sind, im Programm an und erläutert: „Hochbauprojekte rechnen wir nach HOAI ab, bei pauschal beauftragten Projekten sowie bei Auslandsprojekten, habe ich die entsprechenden Leistungsphasen mit ihren jeweiligen Tätigkeiten angelegt. Auf diese greife ich zu und passe sie jedes Mal projektspezifisch an.“ Mittlerweile hat die Controllerin bei manchen der ca. 30 parallellaufenden Projekte bis zu zehn Unterprojekte, Nachträge, Ergänzungen, besondere Zusatzleistungen etc.

Die Mitarbeiter geben dann ihre geleisteten Stunden projekt-, leistungsphasen- und tätigkeitsbezogen oder als Besondere Leistungen etc. ein. Allgemeinstunden der Mitarbeiter sowie anfallende Fremdkosten werden entsprechend verbucht. Da in S-Control die Stundensätze der Mitarbeiter hinterlegt sind, sind die tatsächlich geleisteten Stunden pro Mitarbeiter mit den dazugehörigen Kosten schnell ausgewertet. Jedes einzelne Projekt wird bei Knippers Helbig entsprechend des beauftragen Honorars budgetiert, um den Gewinnanteil zu steuern. Petra Hofmann: „Liegt ein Auftrag über 100.000 Euro vor, geben wir den Mitarbeitern zum Beispiel 80 – 90 % der Auftragssumme als Budget vor. Dieses wird dann individuell auf die einzelnen Phasen und Tätigkeiten aufgeteilt.“ Der Gewinnanteil wird von der Geschäftsleitung in jedem Projekt neu festgelegt.

Ständige Erfolgskontrolle

In der Regel erstellen die Projektleiter dann monatlich detaillierte Projektauswertungen, um bei Unstimmigkeiten rechtzeitig gegensteuern zu können. Soll-Ist-Vergleiche über budgetierte und angefallene Stunden dokumentieren, ob das Projekt in den geplanten Bahnen verläuft. Auswertungen über den Leistungsstand des Projektes und die tatsächlich erbrachten Stunden zeigen auf, ob Teilrechnungen zu stellen sind. Auswertungen über den Auftragsbestand belegen, wie lange die Mitarbeiter noch in Projekte eingebunden sind respektive ob man vermehrt akquirieren sollte. Mit Unterstützung des Controllingsystems weiß man bei Knippers Helbig genauestens, wie viele Stunden auf welche Phasen und Tätigkeiten beim jeweiligen Projekt geschrieben werden und wie die Honorar- und Kostenseite aussieht. Die Gegenüberstellung von projekt- und tätigkeitsbezogenen Kosten und dem definierten Budget ermöglicht zusammen mit der Kenntnis des Gemeinkostenfaktors eine ständige Erfolgskontrolle der Projekte und somit des Büros.

Projekt- und leistungsphasenbezogene Mitarbeitereinsatzplanung

Zwecks projekt- und tätigkeitsbezogener Einsatzplanung nutzt das Büro die Mitarbeitereinsatzplanung in S-Control. Dabei bietet das System effektive Hilfen bei der Einteilung und stellt übersichtlich dar, wie viele Stunden dem Projekt oder den Leistungsphasen auf Basis des vereinbarten Honorars zustehen und wie viele Stunden dem einzelnen Mitarbeiter monatlich zur Verfügung stehen. Auch lassen sich aus der Einsatzplanung Steuerungskenngrößen ableiten, wie zum Beispiel die Auslastung des Planungsbüros, der geleistete Stundenaufwand bezogen auf die einzelnen Leistungsphasen eines Projektes oder auf das gesamte Projekt, vorhandene Pufferstunden oder freie Kapazitäten bei einzelnen Mitarbeitern. Die individuellen Dienstpläne zeigen auf, welchen Projekten und Leistungsphasen die Mitarbeiter zugeteilt sind und dokumentieren deren Wochen- respektive Monatsplanung. Controllerin Hofmann dazu: „Bei Änderungen, wie zum Beispiel einer Auftragserweiterung, beim Wegfall einer Leistung sowie bei Terminverschiebung passen wir den Einsatz an und S-Control rechnet dann das gesamte Projekt automatisch neu. Das ist ein Riesenvorteil.”