Anwenderbericht Stredich Beratende Ingenieure

Der Blick auf tagesaktuelle Zahlen gehört zu den wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen. Kenntnisse über Umsatz, Ertrag und Auslastung sind für den wirtschaftlichen Erfolg unabdingbar. Auch in Ingenieurbüros. Stredich Beratende Ingenieure GmbH und Co KG, einem Planungsbüro mit einer fast 50-jährigen Marktpräsenz, hat die Vorteile des Controllings erkannt und setzt daher eine Controlling-Software ein. Mit vergleichsweise geringem Aufwand hat die Geschäftsführung seitdem einen exakten Überblick über die wichtigsten Kennzahlen des Büros. Ein großer Nutzen für das Planungsbüro, das mit zehn Mitarbeitern mehr als 200 Projekte gleichzeitig bearbeitet.

Das heute in Bochum ansässige Planungsbüro, 1960 von Helmut Stredich mit dem Schwerpunkt Elektrotechnik gegründet, ist im gesamten Bereich der technischen Gebäudeausrüstung im Tief- und Hochbau tätig. Das Leistungsspektrum des bundesweit tätigen Büros reicht von der Aufmaßerstellung bis hin zur Projektüberwachung in den Gewerken Elektrotechnik, Kommunikation, Beleuchtung, Sicherheitstechnik und Installationstechnik. Neben der Erneuerung der technischen Ausrüstung der Wuppertaler Schwebebahn sowie der technischen Gebäudeausrüstung des historischen Baudenkmals Zeche Essen zählt die Sanierung des Hohentwieltunnels zu den Herausforderungen der jüngsten Vergangenheit.

Die Vollsanierung des zweiröhrigen Hohentwieltunnels im Zuge der A81 in Baden-Württemberg stellt besondere Anforderungen an die Planer: Die gesamte Technik soll auf den neusten Stand gebracht werden, möglichst ohne größere Beeinträchtigungen des Verkehrs. Daher werden die Sanierungsarbeiten an den beiden etwa 850 Meter langen Tunnelröhren nacheinander durchgeführt. Das heißt, die erforderliche Technik muss zunächst provisorisch, aber voll funktionsfähig in beiden Röhren installiert werden. Das Projekt, bei dem Stredich Beratende Ingenieure von der Planung bis zur Ausführung für die gesamte Leittechnik in den Gewerken Energieversorgung, Beleuchtung, Tunnellüftung, Tunnelautomation, sowie Lautsprecher-, Video-, Funk-, und Brandmeldeanlagen, die Notrufeinrichtung und die Verkehrstechnik verantwortlich zeichnet, soll Mitte 2009 abgeschlossen sein. Auftraggeber ist das Regierungspräsidium Freiburg.

Controlling im Tagesgeschäft

Unternehmenscontrolling gehört für die beratenden Ingenieure zum Tagesgeschäft. Während man sich in der Vergangenheit allerdings auf eine „selbstgestrickte“, auf Tabellenkalkulation basierende Datenbank verlassen hatte, sollte mit dem Verlassen des langjährigen Standortes in Mühlheim a. d. Ruhr und dem Umzug in das neue Bochumer Büro auch eine neue Softwarelösung angeschafft werden. „Wir wollten eine komfortable Lösung, die unseren Ansprüchen entspricht und uns eine schnelle Auswertung der relevanten Daten ermöglicht“, fasst Geschäftsführer Dipl.-Wirtschaftsingenieur Jörg Smits die Anforderungen an die Software zusammen. Die Wahl fiel auf die Controllingsoftware S-Control und das Honorarermittlungssystem S-HOAI des Wuppertaler Herstellers KOBOLD Management Systeme GmbH. Die Funktionalität des Systems, die leichte Bedienbarkeit und die gute Unterstützung seitens des Herstellers waren für die Geschäftsführung ebenso überzeugend wie das Preis-Leistungsverhältnis der Software.

Unkomplizierte Einführung

Positiv überrascht waren Geschäftsführung und Mitarbeiter zudem von der schnellen und unkomplizierten Einarbeitung. Die Einführung der Software erfolgte nach dem Kauf im Mai 2008 Zug um Zug mit der Inbetriebnahme der neuen Büroräume. Während sich zunächst die Mitarbeiter mit S-Control und den Funktionen der Zeiterfassung vertraut machten, befasste sich die Geschäftsführung und eine Sekretariatskraft mit der Eingabe der Daten der einzelnen Projekte in S-HOAI. Nach und nach sollen über das System zur Rechnungsstellung und Honorarabrechnung sämtliche bürorelevanten Vorgänge abgebildet werden: Das System unterstützt den Anwender von der ersten Angebotserstellung über die Teil- und Schlussrechnungsstellung inklusive Sicherheitseinbehalte bis hin zur Dokumentation von Zahlungseingängen. Die hierfür erforderlichen Vorlagen sind im Programm hinterlegt und können dem Firmendesign angepasst werden.

In S-Control sind die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling integriert. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, sämtliche Prozesse von der Projektplanung bis zur Nachkalkulation einzelner Leistungen individuell am PC zu bearbeiten. Bei Stredich Beratende Ingenieure ist S-Control an jedem Arbeitsplatz installiert und jeder Mitarbeiter hat die Aufgabe, Stundennachweis und Reisekostenabrechnung zu erfassen. „Für den einzelnen Mitarbeiter ist das lediglich ein Arbeitsaufwand von täglich etwa zehn Minuten.“ Ein geringer Aufwand, der sich lohnt, wie Smits meint. Denn der Geschäftsführer hat damit nicht nur einen Einblick in den aktuellen Projektstand, die bereits geleisteten Stunden und die noch zu erbringenden. Auch geben Kennzahlen zu Mitarbeiter-Auslastung und freie Kapazitäten wertvolle Aussagen bezüglich der weiteren Planung. Darüber hinaus sind über die tägliche Zeiterfassung Ausfallzeiten wie Urlaub, und Krankheit (Feiertage werden nicht erfasst) sowie betriebsbedingte Aufwendungen wie Besprechungen, Aus- und Weiterbildungen ersichtlich. Letztendlich lässt sich aus der Summe dieser Faktoren ein Gesamtbild der Wirtschaftlichkeit ablesen.

„Für uns ist es wichtig, das Verhältnis zwischen Honorar und Kosten eines einzelnen Projektes abzuwiegen, um Rückschlüsse zu ziehen, in welche Richtung sich ein Projekt entwickelt, ob es sich rechnet oder wir gegensteuern müssen.“ Für den Wirtschaftsingenieur sind diese Erkenntnisse im Hinblick auf die Unternehmensentwicklung immens wichtig. „Wir können vorausschauend agieren, haben einen Soll-Ist-Vergleich und wissen jederzeit, wo wir stehen“, fasst Smits die Vorteile der Controlling-Software zusammen, die Ressourcenplanung, Auslastung des Büros, Aufdeckung unrentabler Leistungen und die Möglichkeit der Kompensation in einer Funktion abdeckt.

Jederzeit tagesaktuelle Zahlen

Hatte man bei Stredich Beratende Ingenieure auch in den Jahren zuvor bereits auf Zahlenmaterial und Bilanzen aus steuerlichen Auswertungen zurückgegriffen, um am Ende des Monats Prognosen zu erstellen, ist man heute in der Lage, jederzeit tagesaktuelle Aussagen hinsichtlich Umsatz, Ertrag und Auslastung des Büros zutreffen. Über die Auswertungen des Steuerberaters war dies nur bedingt möglich. Erträge konnten zwar dargestellt werden, aber welches Projekt welche Kosten verursacht, war nicht nachzuvollziehen. Mit S-Control ist das anders.

Anhand der Auswertungen lassen sich vergleichbare künftige Projekte hinsichtlich ihrer Kostenentwicklung von vorneherein besser einschätzen. Umgekehrt „warnt“ ein zu hohes Stundenaufkommen bei einem bestimmten Projekt vor ähnlichen Aufträgen. Vorteilhaft ist für Smits auch die Abrechnung von Sonderleistungen: Zusätzliche Vorort-Termine, Telefonate und Beratungsgespräche, die in der alten Datenbank schwer abzubilden waren und bei der späteren Rechnungsstellung schlichtweg „unterschlagen“ wurden, können in S-Control nachvollziehbar dargestellt und dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Für Stredich Beratende Ingenieure steht nicht nur die fachlich einwandfreie Abwicklung der einzelnen Projekte im Vordergrund. Um den Unternehmenserfolg dauerhaft zu sichern und den Mitarbeitern weiterhin eine Zukunft bieten zu können, habe sich die Anschaffung der Controlling-Software bereits ausgezahlt. „Wir können einzelne Projekte betrachten und dadurch Rückschlüsse auf die Wirtschaftlichkeit des gesamten Büros treffen. Wir wissen, wo wir stehen“, unterstreicht Smits. Das tägliche Arbeiten mit der Software ist für den Wirtschaftsingenieur ein „geringer Aufwand mit einem großen Nutzen“.