Anwenderbericht Strehlau Gebäudetechnik

Nachhaltiges Bauen unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, energetischer und ökologischer Gesichtspunkte steht bei der Strehlau Gebäudetechnik GmbH im Vordergrund. Die individuellen Kundenlösungen sollen sowohl mittel- und langfristig die Anforderungen an die Objekte berücksichtigen als auch die neuesten Entwicklungen der Elektro-, Licht-, Sicherheits- und Energietechnik sowie Netzwerktechnologie berücksichtigen. Damit dabei die wirtschaftliche Seite des Büros nicht zu kurz kommt, setzen die Planer seit 2014 auf Controllingsoftware der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH.

2006 stieg Marc Strehlau nach mehrjähriger Tätigkeit als Elektroinstallateur und erfolgreich abgelegter Elektrotechnikermeisterprüfung bei seinem Vater ins Planungsbüro ein. Sukzessive bauten sie das Büro in Bitz im Zollernalbkreis weiter aus. 2011 firmierte das Unternehmen in eine GmbH um, 2016 stieg Hans-Martin Zizmann als zweiter Geschäftsführer ein. Heute arbeitet ein 10-köpfiges Team für öffentliche und private Auftraggeber. Projekte für Industrie, Handel und Gewerbe, Städte und Kommunen, Wohn- und Pflegebauten bearbeiten die Schwaben im Umkreis von 100 Kilometern. Für große Kunden sind sie aber auch deutschlandweit unterwegs. Seit 2015 sind die Elektrospezialisten auch vom VdS als Fachfirma mit Zulassung nach DIN 14675 zur Planung von Brandmeldesystemen gelistet.

Professionelles Projektcontrolling und Büromanagement

Ursprünglich suchte das Büro ein System zu Erstellung der Angebote und Rechnungen, war es bei der Menge an Projekten und deren Umfang nicht mehr möglich, dies mit Office-Programmen abzudecken. Die Planer schauten sich mehrere Programme an und entschieden sich sowohl aufgrund der Handhabung und Funktionalitäten als auch wegen des guten Preis-/Leistungsverhältnisses für das Programm des Wuppertaler Softwarehauses. Und das, obwohl das System nicht nur die Angebots- und Rechnungsstellung abdeckt, sondern ein professionelles Projektcontrolling und Büromanagement anbietet. So unterstützt die Software die Elektroplaner über das Controlling hinaus in den Bereichen Zeiterfassung, Budgetkalkulation, Liquiditätssteuerung, Honorarermittlung, Kapazitätsplanung sowie Adress- und Terminverwaltung.

Zielgerichtete Honorarermittlung

Heute kann Marc Strehlau mit KOBOLD CONTROL alle Honorare schnell und rechtssicher berechnen. Dazu bildet das Programm sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab. Sonderfälle, wie zum Beispiel Zuschläge aller Art und Wiederholungen sind einfach zu hinterlegen. Auch sind Pauschalhonorare und Aufwandshonorare ebenso einfach abzubilden. Selbstverständlich sind alle Honorarkalkulationen auf freier Basis ebenso möglich. Mittels intuitiver Bedienung produziert der Geschäftsführer die Abschlagsrechnungen. Das dazugehörige individuelle Rechnungsdokument enthält auch alle bisher gestellten Rechnungen in der Übersicht. Mit der Erfassung eingegangener Zahlungseingänge wird so eine vollständige, übersichtliche Rechnungsverwaltung sofort möglich.

Systematische Zeiterfassung

Morgens loggen sich alle Mitarbeiter per Chip über ein Zeiterfassungsterminal ins System ein. Im Laufe des Tages ordnet jeder Mitarbeiter seine geleisteten Stunden den entsprechenden Leistungsphasen zu. Dazu benötigen die Mitarbeiter nur fünf Minuten täglich. So ist der Büroinhaber aufgrund der Stundenbuchungen in der Lage auf Knopfdruck zu sehen, wie viel Kosten auf jeder Leistungsphase aufgelaufen sind und wie das Honorar entsprechend dazu aussieht.

Bei Angebotsanfrage bespricht Marc Strehlau mit dem zweiten Geschäftsführer Hans-Martin Zizmann, ob genügend Kapazitäten vorhanden sind, das Projekt zu übernehmen, welcher Projektleiter dafür zuständig ist und welche Leistungen wie angeboten werden. Liegt der Auftrag vor, budgetiert die Geschäftsführung zusammen mit dem zuständigen Projektleiter die Stunden pro Leistungsphase und definiert die Soll-Stunden. Letztere werden über den Stundensatz als Mittelwert aller Mitarbeiter ermittelt und das System errechnet dann die Planstunden für jede Leistungsphase. Marc Strehlau erläutert: „Wir teilen den Mitarbeitern allerdings nur den Gesamtstundenanteil mit, da sich die Aufteilung der Stunden auf die verschiedenen Leistungsphasen oft nicht mit der Realität deckt.“ Auch wird den Mitarbeitern kommuniziert, welche Besonderen Leistungen anfallen, damit sie diese entsprechend buchen können.

Regelmäßige Projektanalysen

Gemeinsam mit dem zuständigen Projektführer analysiert die Geschäftsführung nach Fertigstellung die Projekte. Dazu stehen im Programm über 100 Standard-Auswertungen zur Verfügung. Mit diesen übersichtlichen Berichten, die auf verlässlichen, realistischen Zahlen basieren, ist der Büroinhaber in der Lage, langfristige Kennzahlen mit Blick auf die Weiterentwicklung und Positionierung des Büros darzustellen. So erkannte Marc Strehlau schnell, dass bei Wohnungsbauprojekten wegen zahlreicher Änderungen in den Leistungsphasen 5 und 8 die Stunden ins Maßlose gestiegen sind. Heute legt das Büro vertraglich zwei Änderungen fest und der Rest wird nach aufgewandten Stunden in Rechnung gestellt. „Da kommt bei manchen Projekten wegen der vielen Änderungen der Eigentümer einiges zusammen, was früher unter den Tisch gefallen ist.“ erläutert Strehlau und fährt fort: „Heute sehe ich, wo ich Geld verdiene und wo nicht, und kann so rechtzeitig gegensteuern. Das ganze Controlling ist mit KOBOLD CONTROL viel einfacher geworden und hat unseren administrativen Aufwand enorm verringert.“ Die gewonnene Zeit investieren die Elektroplaner dann in neue lukrative Projekte.

Vertrauen in die Zahlen

Laut Strehlau sei der Schwabe bei Neuem immer erst mal skeptisch. Daher hat der Elektroplaner die Ergebnisse, die das System bei den ersten vier Projekten lieferte, auf Herz und Nieren auf Plausibilität geprüft. „Alle Zahlen stimmten. Jetzt haben wir Vertrauen in das Programm und den Hersteller.“ Auch hat KOBOLD CONTROL für Strehlau ganz klar eine strategisch kaufmännische Bedeutung, da alle Anfragen besser kalkuliert werden können. Mittlerweile kann das Büro aufgrund der Auswertungen vergangener Projekte schon vorab sagen, welche Aufträge Gewinn erwirtschaften und welche nicht. So kann sich Strehlau Gebäudetechnik heute auf die Aufträge konzentrieren, die betriebswirtschaftlich sinnvoll sind.