Anwenderbericht X1 Ingenieurplanung

Nach 20-jähriger Tätigkeit in einem TGA-Büro gründen Elektroingenieur Hauke Thamsen, Elektromeister Detlef Hahn und die Technische Zeichnerin Antja Herrmann gemeinsam die X1 Ingenieurplanung. Um von Anfang an auf Erfolgskurs sein, setzen die drei gleichberechtigten Partner auf entsprechende Softwarelösungen. So kommt neben den fachspezifischen Systemen ein Controllingund Honorarberechnungsprogramm zum Einsatz. Damit hat das Büro nicht nur die Projekte sondern auch die wirtschaftliche Situation unter Kontrolle. Seit der Bürogründung 2010 im schleswig-holsteinischem Pinneberg ist X1 Ingenieurplanung nicht nur als Elektroplaner tätig, sondern bietet mit Partnerbüros die gesamte Technische Gebäudeausrüstung an und wickelt diese als TGA-Generalplaner für den Auftraggeber ab. Neben Aufträgen der öffentlichen Hand plant das Büro auch für private Bauherren sowie für gewerbliche Investoren. Zum Tätigkeitsspektrum gehören u.a. die Planung von Starkund Schwachstromanlagen, Versorgungsnetzen, Brandmeldeanlagen, Kommunikationstechnik, Datenleitungstechnik in Industrie- und Gewerbebetrieben für Groß-EDVAnlagen, EIB- und BUS-Technologie, Überwachungs- und Sicherheitsanlagen sowie Blitzschutz und Beleuchtungstechnik.

Gleich zu Anfang der selbstständigen Tätigkeiten fällen die drei Bürogründer die Entscheidung, das Controllingsystem S-Control und das Honorarermittlungsprogramm S-HOAI der Wuppertaler KOBOLD Management Systeme GmbH einzusetzen. Diese Softwarelösungen kennen sie von ihrem vorherigen Arbeitgeber und sind sowohl mit den Funktionalitäten als auch mit der Handhabung äußerst zufrieden. Nicht zuletzt kennen sich die Planer mit den Programmen sehr gut aus. So bearbeiten die Pinneberger mit S-Control alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation. Mit dem Honorarermittlungssystem S-HOAI verwaltet Elektromeister Detlef Hahn, der auch für das Controlling zuständig ist, die Honoraransätze, erstellt die Angebote sowie Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen während des Projektverlaufes.

Rechtssichere Be- und Abrechnung

Für Detlef Hahn beruht der Vorteil von S-HOAI darauf, dass die Honorare mit ihren Leistungsansätzen im Programm enthalten sind und somit die Be- und Abrechnungen absolut rechtssicher sind. „Auf Basis der Angebotssumme kann ich mit einer Fortschreibung, die SHOAI anbietet, ohne großen Aufwand mit den schon hinterlegten Vorlagen, die wir entsprechend des Corporate Designs unseres Büros erstellt haben, die Rechnungen ausstellen“, erläutert Controllingspezialist Hahn. Beide Programme sind miteinander verbunden und die Benutzeroberflächen entsprechend angepasst. Das integrierte Regiecenter bietet eine schnelle, einfache und komfortable Eingabemöglichkeit aller projektrelevanten Daten wie Honorar, Projektstand, Fremdkosten etc. Abgerechnet wird monatlich entsprechend des Leistungsstandes des Projektes. Tritt X1 Ingenieurplanung als TGA-Generalplaner auf, erhält es von den Partnerbüros das erforderliche Zahlenmaterial, erfasst dieses in SHOAI, erstellt die Angebote und entsprechend des Leistungsstandes die Rechnungen. Liegt der Auftrag vor, überträgt Detlef Hahn die Honorare in S-Control. Da die Mitarbeiterdaten inklusive Gehältern und entsprechenden Stundensätzen – dies sind bei X1 Ingenieurplanung alle gleich – hinterlegt sind, errechnet das Programm, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter auf jeder Leistungsphase verbrauchen darf. Einen vom Büro zu definierenden Prozentsatz für Gewinn und Wagnis sowie den Gemeinkostenfaktor berücksichtigt S-Control dabei auch.

Tägliche Stundeneingabe

Die drei Bürogründer geben täglich ihre Stunden auf die Leistungsphasen der jeweiligen Projekte ein, oder als Stundennachweis, sollte der Auftrag wie Beratungsleistungen oder Besondere Leistungen stundenbezogen abgerechnet werden. Sind die geleisteten Stunden weder projekt- noch auftragsbezogen sein, weisen sie diese den Allgemeinkosten zu. Anhand der in S-Control erstellten Soll-Ist-Berichte ist schnell ersichtlich, ob die Projekte im Rahmen liegen – jährlich bearbeitet das Ingenieurbüro zwischen 40 und 50 Projekte – oder ob entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten sind. Detlef Hahn erläutert: „Mit dem Programm können wir dem Bauherren auch detailliert und äußerst überschaubar unsere schon erbrachten Leistungen dokumentieren und ihm darlegen, welche seiner Ansprüche nicht vertraglich beauftragt worden und somit extra in Rechnung zu stellen sind. Das überzeugt ihn.“

Unterschiedlichste Auswertungen

Zwecks optimaler Steuerung des Büros erstellt Controller Hahn unterschiedliche Auswertungen mit S-Control. Aus dem Soll-Ist-Kostenvergleich der Einzelprojekte ist ersichtlich, welches Honorar abgerechnet wurde und was noch abzurechnen ist. Die monatliche Honorarvorschau ist für Detlef Hahn eine wichtige Auswertung, um das Büro optimal zu steuern, denn diese stellt dar, wie weit jedes einzelne Projekt abgerechnet ist, was er in den kommenden zwölf Monaten monatlich in Rechnung stellen kann, respektive wie viel Umsatz das Büro in den nächsten zwölf Monaten erwirtschaften wird. In regelmäßigen Abständen erstellt Detlef Hahn für die Bauherren Auswertungen über die vom Planungsbüro erbrachten Besonderen Leistungen und lässt sich diese zwecks Rechnungsstellung freigeben. Dank der übersichtlichen und überzeugenden Dokumentation der Besonderen Leistungen sind Einsprüche selten. Elektroingenieur Hauke Thamsen dokumentiert mit S-Control sogar dem Finanzamt gegenüber seine Reisezeiten, um diese steuerlich geltend zu machen. In regelmäßigen Abständen setzen sich die drei Gesellschafter zusammen und analysieren die einzelnen Projekte sowie die wirtschaftliche Situation anhand der Auswertungen mit S-Control. Auch schauen sich die drei Partner den Umsatz, den sie mit den unterschiedlichen Auftraggebern, wie zum Beispiel Generalplaner, Generalunternehmer, Öffentliche Auftragnehmer, gewerbliche und industrielle Bauherren und erwirtschaftet haben, um daraus Schlüsse für die weitere Akquise zu ziehen. Dank der beiden Programme hat X1 Ingenieurplanung sowohl die einzelnen Projekte als auch das Büro bestens im Griff. So stehen Hauke Thamsen, Detlef Hahn und Antje Herrmann heute wirtschaftlich besser als in ihrer Angestelltenzeit da und das, ohne mehr zu arbeiten. „Wir versuchen unseren zeitlichen Aufwand in Grenzen zu halten. Je nach Auftragslage variiert dieser natürlich stark, aber vom Grundsatz her ist das Arbeiten deutlich entspannter und wirtschaftlich lukrativer als vorher“, meint Detlef Hahn.